Debido a la necesidad de preservación de documentos en las empresas, que por su naturaleza son considerados de valor, existen las Unidades de Archivo en las organizaciones para resguardar y controlar el ciclo de vida de los mismos. Hoy día, las organizaciones y sus Unidades de Archivo enfrentan un reto fundamental: La conformación de un Archivo Digital.

 

La Necesidad

Las Unidades de Archivo en las empresas e instituciones son administradas usualmente por profesionales en archivística quienes están en capacidad de definir buenas prácticas, lineamientos y controlar tanto la custodia como el ciclo de vida de los documentos. Por muchos años éstas han definido y adoptado prácticas en torno centradas en medios de papel.

No obstante, con el acelerado interés y crecimiento de la digitalización en las organizaciones, así como por la homologación de validez entre un documento firmado digitalmente y uno firmado en manuscrito, las organizaciones encuentran una nueva realidad que deben enfrentar: La custodia y correcta aplicación de prácticas archivísticas a contenido digital.

Asimismo, la migración de contenido en papel a contenido digital no es sencilla. Hay mucho contenido que por su naturaleza, por ejemplo un documento firmado en manuscrito, debe ser archivado en papel; lo cual también es aplicable en sentido contrario a documentos firmados digitalmente. Estas complicaciones nos obligan a optar por un modelo híbrido que facilite la transición.  

Para comprender mejor el flujo de contenido en una organización y las soluciones posibles a este modelo, es necesario separar dos grandes dominios de acción en el ciclo de vida de la documentación: Gestión Documental y Gestión de Registros, conceptos conocidos por archivistas que facilitan la convivencia y flexibilidad en torno a la Gestión del Contenido Empresarial en general.

Gestión Documental

Es un área de la Gestión de Contenido Empresarial cuyo alcance son los documentos en trámite, es decir, aquellos que están en etapa de producción, actualizacion, revisión o son parte de una gestión en curso. Estos documentos usualmente están en manos de las Oficinas o Departamentos de gestión, que conforman la mayoría de la actividad empresarial.

Dentro de este ámbito, los funcionarios requieren disponer un acceso ágil, seguro y colaborativo al contenido, pues sus funciones están generalmente relacionadas a la productividad y seguimiento continuo. Adicionalmente, la estructura documental está organizada por Departamentos u Oficinas, reflejando mejor la estructura organizacional de la empresa.

Una vez que los documentos dejan de estar en trámite en el ámbito de la Gestión Documental, aquellos que se sigan considerando de valor, son entregados a la Unidad de Archivo competente para solicitar su archivación y continuar su ciclo de vida en el siguiente gran dominio de la Gestión de Contenido Empresarial: La Gestión del Archivo. 

La Unidad de Archivo, debe apoyar a los Departamentos u Oficinas de la empresa con lineamientos y buenas prácticas que faciliten posteriormente la correcta archivación y ciclo de vida de los documentos, sin requerir constante intervención por su parte, mientras se procura un modelo documental normalizado y que refleja un buen modelo de información empresarial.

Gestión del Archivo

La Gestión del Archivo, también conocida como Gestión de Expedientes o Registros, asume la custodia de los documentos de valor producidos desde la Gestión Documental, respetando un proceso archivístico serio, que incluye usualmente una adecuada recepción, identificación, clasificación, descripción y archivación en un Archivo Central. Esta práctica es principalmente aplicada en la administración pública y financiera.

La estructura documental para el almacenamiento de los documentos de valor en un Archivo, no necesariamente debe reflejar la estructura organizacional, sino que puede basarse en un enfoque por procesos, organizacional o híbrido, dependiendo de la dinámica de operación de la empresa. Aquí toma protagonismo la definición de un cuadro de clasificación para el Archivo.

Una vez que un documento es almacenado en el Archivo, este es completamente inmutable, es decir, no será posible realizar modificaciones del mismo, mientras que su preservación en el tiempo está definida por una serie de políticas o reglas. Acá, las funciones del archivista se concentran en organizar y gestionar el ciclo de vida de la documentación recibida. 

Como es esperable, un entorno de resguardo de documentos de valor también debe poseer mecanismos de seguridad de acceso, búsquedas complejas y trazabilidad del registro de acciones que ocurren sobre el contenido archivado, facilitando procesos de auditoría y obtención de información con la mayor agilidad posible, en un entorno más automatizado.

Alfresco DM y RM

Para enfrentar este reto, las empresas implementan un software de Gestión de Contenido Empresarial (conocido como ECM por sus siglas en inglés) que como mínimo contemple tanto funciones para la Gestión Documental como Gestión de Archivo, separando adecuadamente el alcance de cada una de ellas, pero bajo una misma plataforma que facilite la gestión completa de la documentación.

Alfresco, es un software de Gestión de Contenido Empresarial moderno, que por defecto cubre, entre otras cosas, el dominio de Gestión Documental (DM). Para las empresas que lo requieran, existe un módulo adicional llamado Alfresco Records Management (RM) que extiende la plataforma para ofrecer la funcionalidad de Gestión del Archivo Digital, entregando una solución robusta para todo el contenido digital.

En el módulo Alfresco Records Management (RM), los archivistas inicialmente diseñan la estructura archivística, metadatos y el ciclo de vida de los registros en el Archivo Digital, constituyendo así los cimientos necesarios para recibir solicitudes de archivación desde los usuarios en Gestión Documental (DM), asegurar el ciclo de vida de los documentos y llevar a cabo seguimientos ordinarios más automatizados de su labor archivística.

Bajo este modelo de solución, todos los usuarios de la organización emplean una misma plataforma de Gestión de Contenido Empresarial, facilitando su adopción, mantenimiento, seguridad y evolución continua, disponiendo además de todos los beneficios derivados de una solución con Alfresco: Alto nivel de personalización, interoperabilidad, búsquedas, agilidad y experiencia de usuario.

Modelo Híbrido

Tomando en consideración que existe un Archivo Físico actual, construido sobre una base en papel, así como un importante tiempo de transición hacia la digitalización, durante el cual aún haya que convivir con documentación en medio impreso, es necesaria la definición de un modelo híbrido que facilite la convivencia entre ambos mundos.

Algunas organizaciones valoran la migración del actual Archivo Físico al Archivo Digital, lo cual puede suponer un esfuerzo considerable en cuanto a digitalización de imágenes históricas, dependiendo del tamaño y heterogeneidad del Archivo Físico. Esta decisión es beneficiosa en cuanto a la flexibilidad de búsqueda y unificación de los dos archivos, pero más cuantiosa en esfuerzo.

La mayoría de organizaciones decide conservar su actual Archivo Físico, pero a partir del momento en que el Archivo Digital entra en operación, este último asume el rol principal y todo contenido nuevo en papel es digitalizado, manteniendo el original en el Archivo Físico únicamente cuando no puedan ser digitalizados por la naturaleza de su validez, como los documentos firmados en manuscrito u otros medios físicos.

Cual sea la ruta a seguir, Alfresco Records Management (RM) habilita la creación de registros en el Archivo Digital aún cuando su contenido se encuentre en un medio físico, de modo que los metadatos, estructura y ciclo de vida opere en el mundo digital, pero con una referencia clara a la unicación física del contenido original en el Archivo Físico.

Buenas Prácticas

La Gestión Documental y Gestión de Archivo, tanto en el ámbito físico como digital, son prácticas que estan ampliamente normalizadas a nivel mundial. Existen tanto estándares como buenas prácticas aplicables específicamente para cada ámbito, así como otras que como parte de un proceso mayor, indirectamente establecen recomendaciones para gestión de la documentación, cual es el caso de la ISO 9000 e ISO 27000.

En Costa Rica, toma relevancia la consideración de la Ley 7202, que rige el Sistema Nacional de Archivos. Asimismo existe una fuerte adopción de los estándares ISO 33000 (y relacionados) para Gestión Documental, como de ISO 15489 para Gestión de Archivo Digital (o Registros Electrónicos). Estos estándares dependen tanto de la implementación del proceso en la organización como del apoyo tecnológico que lo soporte.

Particularmente, Alfresco es una platforma altamente flexible y abierta, que le permite a las organizaciones diseñar y poner en práctica sus propios modelos de documentación. El módulo Alfresco Records Management cuenta con certificacion en el estándard DoD 5015.02, conocido por definir los Criterios de Diseño para Aplicaciones de Software para Gestión de Registros Electrónicos, lo cual facilita su adopción y regula su calidad.


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