Cuando una empresa decide avanzar hacia la digitalización de documentos, debe responder varias preguntas, entre éstas: ¿Cómo garantizo la validez legal de un documento digital? y ¿Dónde debo almacenar de forma segura los documentos digitales?

 

En el mundo del papel, la respuesta a ambas preguntas típicamente suele ser: Con firmas en manuscrito y un archivo en físico de documentos. Por otro lado, para una empresa que busca un entorno Cero Papel, la respuesta es: Con Firma Digital y un Repositorio de Contenido Empresarial.

Firma Digital

En nuestro país, desde hace varios años, la legislación habilita un mecanismo llamado Firma Digital, otorgándole la misma validez que un documento con Firma Manuscrita, la que históricamente hemos empleado en papel. También existe LibreFirma, una aplicación para la firma digital de documentos.

Además de la legislación, existe toda una plataforma tecnológica en el país para la emisión y verificación de certificados, así como formatos de documentos válidos y herramientas que le permiten a cualquier ciudadano o empresa, hacer uso de esta tecnología de forma segura.

Esta facilidad habilita que un documento que usualmente produce, imprima y firma, ahora no requiera ser impreso, sino que continúa en un entorno completamente digital. Asimismo, las instituciones del Estado costarricense tienen el mandato de recibir y gestionar este tipo de documentos.

Sin embargo, si un documento firmado digitalmente es considerado un documento de valor para la empresa y debe ser resguardado adecuadamente, dónde y cómo lo hago? Continuemos con el siguiente tema.

Repositorio

Históricamente las empresas han utilizado hojas de papel, folders, ampos, archiveros, separadores, etiquetas y bodegas para organizar y clasificar la documentación producida y gestionada en distintas oficinas y departamentos.

Inicialmente, cuando las empresas dieron el salto al mundo digital, empezaron a almacenar contenido en discos duros, discos compactos, unidades de red, flash drives y hasta el correo electrónico mismo, como intentos de organización de contenido digital.

Hoy, las empresas utilizan sistemas de Gestión de Contenido Empresarial (ECM, sus siglás en inglés) que permiten modelar con mayor precisión las necesidades empresariales en cuanto a organización, seguridad, acceso, productividad, archivística, interoperabilidad, escalabilidad, personalización, movilidad, entre otros.

Los sistemas ECM, como Alfresco, Nuxeo, OpenText, Documentum, entre otros en el mercado, facilitan la gestión documental en las empresas y constituyen un repositorio de contenido sólido para contenidos digitales, entre ellos por supuesto los documentos firmados digitalmente. 

Integración

Si bien es cierto, no es necesario un ECM para firmar un documento digitalmente; ni tampoco es necesario que un documento esté firmado digitalmente para gestionarlo en un ECM; lo cierto es que en las empresas existe una clara correlación entre uno y otro.

Por lo general, las empresas requieren de un ECM para almacenar de forma segura y bien estructurada los documentos digitales, entre ellos los firmados digitalmente, mientras que en el mismo ECM suele ofrecerse la facilidad para firmar y validar documentos firmados digitalmente.

Asimismo, la ruta común de implementación suele iniciar con el ECM y posteriormente con Firma Digital, o bien en conjunto. En muchas organizaciones es más fácil implementar un ECM y poner en orden la gestión documental, y luego empezar a gestionar documentos firmados en él.

Lo cierto es que, tarde o temprano, uno llevará al otro, así que ¿por qué no valorarlo en conjunto? Le invitamos a leer el infográfico: 10 Criterios para Elegir un ECM, además de conocer un poco más sobre nuestras soluciones en Gestión Documental y Firma Digital, integradas mutuamente.