Los sistemas de software para Gestión de Contenido Empresarial (ECM) y Gestión de Procesos de Negocio (BPM) están encontrando un punto de convergencia en el que existe orquestación entre ambos para mejorar y cumplir con los objetivos de negocio.

La necesidad por la modernización continua, competitividad y cumplimiento de buenas prácticas, ha llevado a las empresas a adoptar ambas plataformas para gestionar mejor y tomar control de sus documentos y procesos.

Rol claro

Por un lado, las plataformas ECM se visualizan como un repositorio integral, central y necesario en las organizaciones para organizar, gestionar, compartir, buscar y custodiar la información de una empresa, generada tanto de forma manual como o a través de distintas aplicaciones informáticas.

Del otro lado, las plataformas BPM actúan como un director de la orquesta, procurando que las actividades y reglas del negocio se cumplan siguiendo flujos de procesos determinados en los que la intervención manual de los usuarios y la automatización se unen para mejorar la gestión.

Necesidad

Como primer hecho relevante, es claro que los documentos empresariales son derivados usualmente como resultado de un modelo de gestión orientado a procesos, como lo solicita la norma ISO 9001 y otras buenas prácticas, conformando finalmente expedientes.

Asimismo, la trazabilidad que debe existir entre los documentos y los procesos que los originan, es fundamental para el seguimiento, control y acceso fácil a la información empresarial desde una vista centralizada.

Las organizaciones están pasando de un modelo tradicional centrado en el contenido, a un modelo centrado en los procesos, en el que los sistemas ECM (contenido) y BPM (procesos) deben estar unidos para presentar una prespectiva clara de la gestión de información de la mano con los procesos.

Integración

Esta necesidad, está invitando a las organizaciones a adoptar soluciones robustas que cumplan con las mejores prácticas tanto a nivel de ECM como de  BPM, siempre y cuando exista una integración clara y fácil entre ambas plataformas.

Estándares abiertos de la industria como CMIS (interfaces de interoperbilidad con un ECM) y BPMN 2.0 (notación de modelo de procesos en BPM), de la mano con mecanismos de interoperabilidad flexibles, facilitan esta convergencia necesaria.

Bajo este nuevo paradigma y junto a estos dos servicios clave, las empresas asumen la gobernación de la información y sus procesos, facilitando la integración del resto del ecosistema empresarial en una nueva base para el control, seguimiento, monitoreo, análisis y mejora continua.

Esfuerzos

Para asumir este nuevo reto empresarial, las plataformas Metro BPM, Alfresco ECM y LibreFirma, desarrolladas, integradas y soportadas directamente por Alkaid, están siendo entregadas como solución conjunta y flexible para responder a esta convergencia y al cambio continuo, presentando tanto la vista de información como de procesos de forma integral.

Al lado de estas plataformas, otras aplicaciones como portales Web, comercio electrónico u otro software a la medida, encuentran facilidades para gestionar o consultar documentos, así como iniciar y consultar el estado de procesos, habilitando la automatización.

Mientras los departamentos de TI logran automatizar, unificar funciones, adaptarse al cambio y simplificar la mejora continua de estos servicios, los usuarios encuentran un sistema unificado, simple y claro para la gestión de sus actividades empresariales. El negocio, por su cuenta, obtiene más gobernabilidad, mayor productividad y simplificación de la gestión y el gasto.


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