El Laboratorio Nacional de Materiales y Modelos Estructurales implementó junto con Alkaid una solución para agilizar y dar seguimiento a los Flujos de Correspondencia Externa en la entidad.

La solución responde a la necesidad de disponer de un mecanismo que permita iniciar el proceso de gestión de documentos de correspondencia externa, la elaboración de su respuesta y su archivación como expediente.

Objetivos

lanamme buildingLanamme es una entidad académica de investigación adscrita a la Escuela de Ingeniería Civil de la Universidad de Costa Rica, que ha tomado un compromiso serio y profesional como asesora en los proyectos de infraestructura pública que son desarrollados en nuestro país.

Los retos principales del proyecto fueron mantener control sobre las fechas límite para brindar respuesta, la asignación de responsables a cargo de emitir la respuesta, el envío de recordatorios y la conformación de un expediente por cada gestión de correspondencia.

Ejecución

El sistema fue implementado usando el software de código abierto más usado a nivel mundial para Gestión de Contenido Empresarial, Alfresco. El esfuerzo implicó la creación de flujos de trabajo a la medida de la organización y la personalización de la interfaz de usuario para adaptarla al requerimiento en específico.

El proyecto se ejecutó en colaboración con la Unidad de Informática de la entidad, la cual viene haciendo uso de Alfresco por los últimos 3 años para soportar varios procesos de recepción y gestión de documentos en la organización. La pila tecnológica que soporta la solución está basada por completo en software de código abierto.

Resultados

Alrededor de 15 usuarios expertos fueron capacitados en el aprovechamiento de la solución, quienes participan como responsables en los procesos de gestión de correspondencia y otras actividades afines. Por otro lado, 4 técnicos recibieron una transferencia de conocimiento para administrar el software.

Para Wilson Argüello, coordinador de TI de Lanamme, "el conocimiento técnico que demostró tener la empresa con respecto a Alfresco, tanto en su configuración básica como en la personalización a la medida para responder a una necesidad específica, es de un nivel profesional, y no deja dudas en ningún momento del compromiso que adquirieron al iniciar el nuevo proyecto".